El mercado, con datos

Mudar la oficina sin parar el trabajo

Una mudanza de oficina se hace mal cuando se planifica al revés: primero los muebles y al final la fibra. Lo que para el trabajo casi nunca son las cajas; es la conexión, el teléfono y las llaves.

Lo que hay que pedir con más antelación

La fibra se pide semanas antes; los muebles, el jueves anterior.

La fibra en el destino. Es lo que más tarda, sobre todo si el edificio no tiene instalación de tu operador. Pídela en cuanto firmes, no cuando entregues las llaves.
El alta de luz y la potencia. Si vas a tener más puestos o aire nuevo, comprueba el boletín eléctrico antes.
El acceso al edificio: horario de carga, uso del montacargas, reserva de la calle si hace falta corte. Se pide en el ayuntamiento y no es inmediato.
Los permisos de obra si hay que adaptar algo.

La regla del solape

Si puedes, ten las dos oficinas a la vez una o dos semanas. Cuesta una renta y ahorra el lunes negro. Con solape, mueves por fases: primero lo que no se usa a diario —archivo, almacén, sala—, luego los puestos por grupos, y dejas para el final el servidor y la centralita. Sin solape, todo pasa en un fin de semana y cualquier imprevisto te come el lunes.

El orden que funciona

Viernes por la mañana: cada uno recoge su mesa y etiqueta su caja con su nombre y el número de puesto nuevo.
Viernes tarde: muebles y cajas. Los monitores van aparte y con cuidado.
Sábado: montaje, red y prueba de todo puesto por puesto, no «por encima».
Domingo: colchón. Si el sábado salió bien, no lo usas.
Lunes: alguien de sistemas presente todo el día. Siempre falta un cable.

Lee también: La mudanza, sin sorpresas Presupuestos, seguro, lo que no se puede llevar y el orden de los trámites para no dormir sin luz la primera noche.

Los avisos que se olvidan

Cambiar de sitio es cambiar de dirección en veinte sitios. Haz la lista antes:

Hacienda: el cambio de domicilio fiscal se comunica con el modelo 036, con plazo general de un mes desde el día siguiente al cambio.
El domicilio social, si además lo trasladas: acuerdo, escritura e inscripción en el Registro Mercantil. Cómo se relacionan las dos direcciones.
Seguridad Social, si tienes centro de trabajo con empleados.
Bancos, seguros, mutua y asesoría.
Facturas y web: la dirección aparece en las dos, y una factura con la dirección antigua da problemas.
Clientes y proveedores, y una redirección del correo postal.

Antes de devolver las llaves

Recorre la oficina vieja con el propietario, con las fotos del día de la entrada en la mano, y firmad un acta de entrega. Ahí se decide si te devuelven la fianza entera. Da de baja los suministros a tu nombre, retira lo que el contrato te obligue a retirar y pide por escrito la cancelación del aval si lo hubo.

Y no tires nada el primer mes. Siempre aparece una carpeta que hacía falta.